Déduction de frais professionnels : comment ça marche ?

Des frais peuvent être engagés par les salariés tout comme les gérants de SARL ou présidents de SAS pour l’exercice de leur fonction. Le remboursement ou la déduction de frais professionnels peut alors être effectué.

L’employeur a le choix entre trois modalités :

– Le remboursement des frais réellement engagés sur justificatif ;

– La déduction pour frais professionnels en matière sociale : cela s’applique pour les professions dont les frais sont supérieurs à celui du forfait. Une déduction de 7 600 euros par salarié et par an s’applique (Art. 9 de l’arrêté du 20 décembre 2002).

– Le versement d’une allocation forfaitaire : l’employeur peut alors déduire les frais dans les limite fixées et conformément à leur objet.

Pour les gérants minoritaires et égalitaires des SARL et les présidents de SAS, l’exonération portera uniquement sur les frais réels justifiés par l’exercice de leur fonction. Concernant les gérants majoritaires de SARL, il est réalisé une déduction de 10% des frais professionnels engagés dans une limite de 12 000 euros.

Les exonérations sont calculées par repas ou par jour de déplacement et doivent être justifiées par la fourniture d’un justificatif (facture).

Les frais de repas (Barème établi par l’URSSAF au 31 décembre 2014)

Il y a deux situations distinctes :

– Les frais de repas sur le lieu de travail : il s’agit des repas effectués sur place compte tenu de la particularité de l’emploi (travail de nuit, entreprise de travaux par exemple). En ce cas, la limite d’exonération est fixée à 6,20 euros ;

– Les frais de repas en déplacement : il s’agit des frais de repas engagés pendant les déplacements (restaurant par exemple), l’exonération maximale sera alors de 18,10 euros. Cependant, s’il n’y a pas d’obligation de se rendre dans un restaurant, l’exonération sera de 8,80 euros.

Les frais de grands déplacements (Barème établi par l’URSSAF au 31 décembre 2014)

Par frais de grands déplacements on comprend les déplacements effectués dans le cadre des fonctions empêchant au salarié de regagner chaque jour sa résidence habituelle. Ainsi, il sera pris en compte :

– Les frais de repas, exonérés :

de 18,10 euros les 3 premiers mois,

de 15,30 euros du 4^ème ou 24^ème mois,

de 12,70 du 25^ème au 72^ème

– Les frais de dépenses supplémentaires liés au logement ou aux petits déjeuners. Ils seront exonérés :

– pour les déplacements dans les départements de Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis ou Val-de-Marne :

64,70 euros les 3 premiers mois,

55 euros du 4^ème au 24^ème mois,

45,30 euros du 25^ème au 72^ème

– pour les déplacements dans les autres départements de la France métropolitaine :

48 euros pour les 3 premiers mois,

40,90 euros du 4^ème au 24^ème mois,

33,60 euros du 25^ème au 72^ème

Les frais liés à la mobilité professionnelle

Il s’agit des frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle. Ainsi, l’exonération sera de :

– 71,90 euros pour les frais engagés pour le logement et la nourriture dans l’attente d’un logement définitif (la durée ne peut excéder 9 mois) ;

– 1 440,20 euros pour les frais engagés dans l’installation du nouveau logement, majorés de 118,90 euros par enfant (le nombre d’enfant pris en compte ne peut excéder 3).